•  Система должна быть доступна из локальной сети или из сети Интернет.
  
• Для доступа в систему из сети Интернет у сервера на котором стоит система должен быть прописан постоянный IP адрес (покупается у провайдера интернета).
  
• При запуске система находится в демо режиме до покупки лицензии.
  

Демо режим ограничивает функциональность системы 2 пользователями и 5 контрагентами.

1.     Первый вход в систему

В поставляемой системе сконфигурирован пользователь администратор со следующими данными :

логин : admin  

пароль: 123456           

Что бы зайти в систему воспользуйтесь данными администратора и впоследствии поменяйте пароль.

В демо-режиме пользователь имеет право изменять конфигурацию по своему усмотрению.

После покупки лицензии самостоятельная конфигурация модулей недоступна.

2. Структура компании

Диаграмма работы компании с контрагентами

Для создания структуры своей компании заполните следующие разделы системы:

3.1. Моя компания

Занесите данные о своей компании через меню Администрирование — Структура компании - Моя компания. Система работает с несколькими юридическими лицами. Занесите реквизиты различных юридических лиц компании во вкладке «Реквизиты»

3.2. Профили пользователей

Профили пользователя — это список действий которые пользователю разрешено делать в системе. Система поставляется с несколькими заранее сконфигурированными распространенными профилями. В дополнение к ним вы можете создавать дополнительные профили. Все профили кастомизируются.  Занесите и настройте профили (права доступа) пользователей через меню Администрирование — Конфигурация - Профили.

3.3. Филиалы компании

Занесите все филиалы компании через меню Администрирование — Структура компании — Филиалы. Каждый филиал может работать со своей валютой. Все филиалы могут работать с любым юридическим лицом компании.

3.4. Отделы компании

Занесите все отделы компании через меню Администрирование — Структура компании — Отделы. Отделы принадлежат филиалам. Каждый филиал может иметь несколько отделов.

3.5. Сотрудники

Занесите всех сотрудников через меню Администрирование — Структура компании — Сотрудники. Сотрудники относятся к отделам. Каждый сотрудник имеет свой профиль доступа. При занесении следите за тем, что бы графа профиль была установлена правильным образом.

4. Создайте Ваших контрагентов!

Контрагенты — это юридические или физические лица с которыми ваша компания имеет финансовые отношения. Система CRM Expert предусматривает разделение ответственности за работу с контрагентами в компании. К каждому контрагенту привязан менеджер, который отвечает за работу с этим контрагентом. Менеджер ответственный за контрагента называется «ответственный менеджер».  Ответственный менеджер имеет свою базу контрагентов за которых он отвечает.

Реально в каждый момент времени работой с контрагентом занимается «действующий менеджер». В обычной ситуации «ответственный менеджер» и «действующий менеджер» - одно и то же лицо. Однако при временном отсутствии «ответственного менеджера» на рабочем месте в связи с отпуском или болезнью «действующим менеджером» контрагента может быть назначен другой сотрудник.

Решите какие сотрудники в вашей компании будут отвечать за работу с контрагентами.

Обычно один сотрудник в состоянии справляться с базой из 250-300 контрагентов. Перед тем как создавать контрагентов создайте соответствующие справочники атрибутов, которые понадобятся для создания контрагентов.

4.1. Метки

Метки служат для сегментирования контрагентов по любому признаку, например товар которым интересуется этот контрагент.

Метки могут настраиваться как в начале так в ходе работы.

Занесите метки с которыми компания работает через меню Справочники — Дополнительно — Метки.

4.2. Типы контрагентов

В системе заранее сконфигурированы наиболее распространенные типы контрагентов. Занесите все типы контрагентов компании через меню Справочники — Дополнительно — Тип контрагента.

4.3. Страна

Занесите все страны, с которыми вы работаете через меню Справочники — Структура компании — Страна. В дальнейшем их можно заносить по мере необходимости.

4.4. Регион

Занесите в программу все регионы, с которыми вы работаете через меню Справочники — Структура компании — Регион.

Регионы могут представлять собой области, города или районы. В дальнейшем их можно заносить по мере необходимости. Теперь создайте контрагентов. Занесите в программу всех контрагентов вручную или импортируйте через утилиты импорта. При занесении для каждого контрагента установите атрибут ответственного менеджера. Он же будет изначально менеджером-заместителем. Воспользуйтесь одним из 2 способов занесения контрагентов:

•       Вручную — через кнопки "+К.Юр" и "+К.Физ"
  
•       Импорт — через меню Администрирование - Импорт/Экспорт - Загрузка контрагентов CSV
  

5. Смоделируйте Ваш процесс продажи!

Продажа инициируется для продажи товара или корзины товаров. Продажа проходит через процесс называемый воронка продаж, после чего формируется платежный документ. Продажи компании контролируются с помощью воронки продаж.

При инициации новой продажи в компании вы открываете новый процесс продажи и проводите его через все стадии воронки до заказа.  В каждый момент вы видите, на какой стадии находится продажа, видите историю продажи и можете прогнозировать будущие доходы. Воронка продаж бывает разной в зависимости от рода деятельности компании,

но чаще всего она выглядит примерно так: инициация, переговоры, кп, заказ, отказ.

Процесс продажи автоматически напоминает о себе до тех пор пока не дойдет до стадии заказ или отказ. При создании контрагента по умолчанию создается процесс «Обслуживание», который напоминает о необходимости связываться с контрагентом когда другие процессы продаж не действуют. Если вы не хотите напоминаний о каком-то контрагенте отметьте его «неактивным».

5.1. Товары

Для учета продаж необходимо ввести в систему товары которыми вы торгуете.

Для успешного функционирования системы продаж важно правильно определить товары, которыми торгует компания. Для конфигурации товаров используйте меню Справочники – Дополнительно - Товары. Впоследствии при продаже или покупке вам надо будет выбрать товар, из тех которые вы сконфигурировали.

5.2. Воронка продаж

Для успешных продаж смоделируйте ваш индивидуальный процесс продажи, через моделирование вашей воронки продаж. Воронка продаж служит для структуризации процесса продаж в компании. Система поставляется с заранее конфигурированной стандартной воронкой.

Для конфигурации воронки продаж используйте меню Главное — Администрирование — Воронка продаж. У каждой стадии воронки есть порядковый номер, название, следующие стадии (указываемые через точку с запятой) и вероятность (определяющая взвешенную среднюю арифметическую сумму предполагаемых сделок). Стадии воронки должны быть прописаны в очередности порядкового номера. Стадии воронки могут быть трех типов: промежуточная, заказ(конечная), отказ(конечная).

Установите правильно тип для каждой стадии.

5.3. Первая продажа

Пойдите в карточку контрагента, вкладка продажи и нажмите на кнопку +Продажа.

Откроется диалоговое окно предлагающее вам записать операцию продажи. Пойдите во вкладку товары и выберете из списка товары на продажу. Запишите операцию. Каждая операция должна быть проведена. До проводки операция является только черновиком. Проведите операцию. Теперь пойдите в Финансы — Платежные операции, найдите свою продажу с помощью фильтра и оплатите ее с помощью кнопки оплата. Вам будет предложено внести сумму оплаты. Положительная сумма пойдет в счет покрытия платежной операции, отрицательная - в счет отмены покрытия. Откройте снова карточку вашей платежки и проверьте, что операция была оплачена.

6. Научитесь пользоваться планировщиком.

Со страницы личный кабинет откройте новую задачу с помощью кнопки «+ Задача».

Задача появится на странице «Мои планы» который также доступен с помощью кнопки «Мои планы» из личного кабинета.

На странице «Мои планы» сотрудники могут увидеть планы по продажам и задачи назначенные себе или другими сотрудниками.

7. И обратите внимание на настройки!

Занесите системные настройки через меню Администрирование — Настройки

Удачной работы с CRM Expert!